こんにちは、Pankishです。
仕事でかならずといっていいほど使うマイクロソフトのエクセルですが、うまく使いこなすことで日々の業務が劇的に効率が上がります。しかし中にはとんでもない使い方をしてしまう人も。
今回は間違った使い方をしているエクセル活用法を実体験をもとに紹介します。
メモ帳として使用
テキストを起こしてもらう必要があったので依頼した時のお話です。コピペするのでメールで下さいと言ったのですが、届いたのがエクセルファイル。開けてみると一行がセル一個に収まっています。
まとめてコピペするならいいのですが、部分的に使うとなるとクリック回数が増えて、めんどくさいです。エクセルに入力するなら一つのセルに全文章を放り込んだほうがまだマシです。
ただし、テキストだけしか入力しないのなら、メモ帳で十分です。わざわざエクセルにする必要がありません。メモ帳なら開くのも速いので、このような使い方は避けましょう。
関数もマクロもなにもなし
大きな表でしたが、ただデータと色分けがされているただの表。何の計算もなし。手入力でチマチマ更新していました。何らかの関数を使いましょう。エクセルは「表計算ソフト」ですよ！
もしこのような使い方をしているファイルがあるなら見直してください。表である以上、なんらかの関数が使えるはずです。ドロップリストとかでもいいです。
あと、手入力でやる人が陥りがちなのが、条件式書式のセルをコピペするので書式が膨大な数になってしまい、ファイルの破損が発生してしまうことです。コピペするなら右クリックしてから「値」だけコピーするなどしましょう。
エクセルは計算をさせてなんぼのソフトです。手入力で時間をかけてやることも、関数やマクロで時間が圧縮できる可能性があります。有効な使い方をしましょう。
エクセル方眼紙
エクセルを使う上でもっともやってはいけないというのがエクセル方眼紙という手法です。エクセルのセルを方眼紙のように行と列を調整して方眼紙のようにすることです。
極端な例を挙げると、セルの一つ一つに文字を入れて作文用紙のような文書を作る人が稀にいます。エクセルの使い方を根本から間違っていますね。見かけたら関わらないようにしましょう。
一般的にエクセル方眼紙といえば、セルの結合を多用し、セルが入り組んだ状態をいいます。正方形のセルが並ぶので、セルの大きさや罫線を引きやすいそうです。
しかし、エクセルのデータは一つのセルに一つという原則があり、結合したセルにデータを入れることは推奨されていません。
また、作成者から引き継ぎされ、表を作り変える必要が出た時に時間がかかってしまいます。マクロを使うと、セルの番号を調べるのに手間がかかります。
まとめ
世の中にはまだまだとんでもないエクセルの使い方をしている会社もあるでしょう。自分がそうならないために、最低限の使い方をマスターしておきましょう。
それでは本日の教訓は
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