メールを正しく使うために知っておくべきこと6選

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こんにちは、Pankishです。

LineなどのSNSが流行ったのでプライベートでEメールをあまり使わなくなりましたね。しかしビジネスではEメールでのやりとりはいまだに行われており、きちんと知っておかないと思わぬ失敗をしてしまいます。

基礎知識ではありますが、メールの使い方を学び、恥をかかないようにしましょう。

 

メールソフト(アプリ)

スマホでもタブレットでもパソコンでもガラケーでもこのメールソフトを使用しています。

メールのやりとりをする方法はメーラーと言われるメールソフトを使うか、YahooやGmailのようにブラウザで見る方法があります。無料で使えるフリーメールなどはブラウザで見ることができます。

一方、会社などで使用するようなメール(name@kaisya.co.jp)など会社のサーバーから支給されるメールを使用する場合は受信するのにメールソフトが必要になります。

一般的なソフトではOutlook ExpressやThunder Birdなどがあります。受信するメールのアカウント情報を入力し、サーバーからメールを受け取れるようにします。

これらのソフトではYahooメールやGmailなども受信できます。複数のメールを使用している場合、メールソフトを使うと一括管理・運用できます。

To Cc Bccの使い分け

メールを送る際に宛先を入力しないとメールは届きません。その際に宛先を入力する窓が3種類あります。それがTo Cc Bccです。

※画像はThunder Bird

Toは個別に送るための宛先です。送り先に対してメールを送る時に使います。Toは複数相手にも送れます。メールを受け取った人が自分のアドレスがToに含まれていると自分も対象であるということがわかります。

Ccは対象ではないですが、そのメールとその後のやり取りを見せたい人を含めます。Ccのアドレスからも返信はできますが、一般的にはやりとりはしないことが多いです。

BccはCcと似ていますが、メールの送り主以外にそのアドレスは見えないようになっています。メールを見てほしいけど、表には出さない人を含めます。

メールの使用例

営業部の山田という社員が総務部の田中と鈴木にメールを送ると仮定しましょう。田中さんと鈴木さんとの個人のやりとりだけでいいのなら二人共Toで送ります。

この場合は、二人に対してメールのやりとりをする必要がある場合です。通常では受け取った田中さんと鈴木さんは山田さんに返信する必要があります。

山田さんが田中さんと鈴木さんにメールを送り、なおかつそのやりとりを自分の上司、もしくは他部署の上司佐藤が見れるようにする必要がある場合、佐藤さんのアドレスをCcに入れます。

この場合、返信は田中さんと鈴木さんがするのですが、その後のやり取りは佐藤さんが確認しているよ、という意識のもとで行われます。会社など情報を共有する場合はこの方法がとられます。

気をつけないといけないのが、受け取った側は返信する時、全員返信にしなければいけません。全員返信でないと他のアドレス先にメールが届かなくなり、共有ができません。

Bccは、一斉送信で面識のない人複数に送る場合や、取引先とのやりとりなどに上司に見せる、もしくは念のため個人のスマホなどに送信する場合に使います。

例えばサークルなどでメンバーに一斉送信する場合、メンバー同士が面識があまりないので個人情報を公開したくない場合は全員Bccなどで送信します。

メール送信の注意点

一斉送信した場合、メールを受信した人が自分がToなのかCcなのかBccなのかわからない場合があります。その場合はメールにその旨記載しておきましょう。

例:To田中さん、鈴木さん(Cc佐藤係長)

メーリングリスト

複数の人に一斉にメールを送る場合、メーリングリストを使用します。固定でそのグループに送信するなら効率的です。Gmailなら簡単に設定できます。

送信する人は受信する人に予め、返信を全員に対してするか、送信者に対してするか書いておきましょう。返信が確認だけの場合、その後の無意味な返信が全員にとどいてしまいます。

添付ファイル

メールに写真やファイルを付けて送ることを添付ファイルといいます。スマホでもメールしかなかった時代は写メと言って写真のやりとりをしていました。

パソコンで送る場合、気をつけないといけないのが、添付ファイルのデータサイズです。相手の環境によっては大容量の添付ファイルは迷惑となってしまいます。

また、ファイルの種類によっては添付できないものがあります。(.exeなどの実行ファイルは迷惑メール扱いされる)

大容量のデータを送信する場合、クラウドストレージサービスを使用するなどしましょう。

クラウドストレージサービスとはネット上にデータをアップロードしたり、そのデータをダウンロードしたりするサービスです。データを共有死体人に発行されたURLを教えることでやりとりします。

最近は無料でも大容量のデータを使えるサービスが多いので、大抵のデータはできますが、保存期間が7日間などのように決められているものが多いです。OneDriveやiCroudのようなサービスは無料で保存期間がないですが、有料にすると大容量が使えます。

フォルダ分け

メールを多く受信する場合、受信フォルダ一つに収納していると大事なメールとそうでないメールが混じってしまいわかりにくいことがあります。取引先や上司、または連絡網など宛先によって振り分けておいて方が後々便利です。

メーラーで新しいフォルダを作り、特定のメールアドレスが各フォルダに振り分けられるようにしておきましょう。そうしておけば、大事なメールが届いたかすぐに分かりますし、検索する時も速いです。

やり方はメーラーによって違いますので、調べてみましょう。

署名

お互い知っているもの同士ならいいですが、仕事でメールのやりとりをする場合、誰からのメールなのか書いておくのがマナーです。メールの末尾に、名前、会社、部署、連絡先など記載しておきます。

署名は全てのメールに設定しておいた情報を載せておく機能です。特に社外対応では必要になりますので予め設定しておきましょう。

まとめ

SNSでやりとりをする会社も増えていますが、今後もメールは使います。基本的なことを抑えておいて、仕事を円滑に進めるようになりましょう。メール一つで取引が一つ潰れるということも考えられます。所属するグループのメール運用のマナーやルールは把握しておきましょう。

それでは、本日の教訓は

 

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