1ランク上の仕事をするために知っておくべき4つの整理術

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

こんにちは、Pankishです。

仕事でパソコンを使う時、フォルダやファイルがごちゃごちゃしていると効率的とは言えません。目的のファイルを探すのに時間がかかりますし、ファイル同士をリンクさせるようなエクセルやイラストレーターなどのソフトではファイルの場所が重要となります。

仕事ができる人のパソコンはすごく整理されています。フォルダの階層、ファイル名、バックアップなどもしっかりしておけば1ランク上の仕事ができますので、日頃からしっかりと整理しておきましょう。
 

 

ファイルやフォルダの名前は明確に

「新しいフォルダ(12)」「新しいテキストドキュメントのコピー.txt」のようなフォルダやファイルが大量にある人いますよね。世の中の会社は書類や物を整理しないと怒られますが、パソコンのデータは整理しなくても放置です。

フォルダにはしっかりとわかりやすい名前をつけて、ジャンルごとに分けておくべきです。ファイル名も同じですね。また違うフォルダに同じ名前のファイル、のようなことがないようにしておかないといけません。

最悪の例です。これがデスクトップに置いてあるとより最悪ですね。

ルールを決める

個人用のPCならいいですが、仕事で共有して使うフォルダやファイルの名前の付け方には必ずルールを設定しましょう。個人個人が勝手に名前をつけてしまうと大量ファイルになれば絶対に混乱します。

理想は「所属」「目的」「分類」「制作日」が明確になるようにすべきです。総務部で使用する売上管理のファイルで2月18日に作成したファイルなら「S_売上管理_関東_20170218.xlsx」のようにすればわかりやすいです。

またファイルの保管場所のルールも決め、フォルダの構造にもルールを設定します。

このように分類分けすることで後々の整理もはかどります。間違っても一つのフォルダにまるごとデータを入れてはいけません。

ダウンロードフォルダの整理

メールの添付ファイルやソフトのアップロードファイル、ドライバ、ネットから取った画像、初期設定ではダウンロードフォルダに自動で入るようになっていますね。

ファイルやフォルダを整理する習慣のない人はこのダウンロードフォルダがカオス状態になっています。解凍済のzipファイルが大量に残っていたり、山のようなpdfなどなど。

まず解凍したzipファイルなどはすぐ消去しましょう。容量の無駄使いです。ダウンロードしたpdfも保存するなら専用のフォルダに移動しましょう。名前がついていないなら名前をつけましょう。

これらは後で整理するほうが大変です。必要なのか不要なのか一つ一つ確かめる必要があります。都度振り分けたり整理しておけば無駄な時間は減ります。

ダウンロードする時に、ダウンロードの場所を任意で設定できるようにすれば、整理しやすくなります。一時的に確認したり、ソフトのアップロード用のファイルなどはダウンロードフォルダに、保存するものは任意の場所に、などすれば整理もできるようになります。

Google Chromeの設定で変更できます。他のブラウザでもできますので、自動でしている人は変更しましょう。

 

ローカルとネットワークHDD(NAS)

ローカルというのは自分が操作しているパソコンのことです。ネットワークHDDというのはLANネットワークで接続されたハードディスクのことでNAS(Network Attached Storage)とも言います。

仕事で複数でファイルを使用する場合、保管場所としてNASを導入することをオススメします。特定の人のローカルパソコンを共有保管場所として使用しているならすぐにやめましょう。

ローカル環境に共有保管は危険極まりない!

パソコンというのは非常にデリケートな機械です。メンテナンスしなければ購入して約5年でガタが来ますし、ウィルスでシステムが破壊されたりHDDが故障してデータが取り出せないこともあります。

そんないつ壊れるかわからないところに大事なデータを全て入れておくのは、全財産を机の上に置いているのと同じくらい危険な状態です。壊れたHDDからデータを救出するのは高額な料金がかかります。データは財産です。

NAS導入でバックアップを

NASはファイルを保管する大倉庫と思ってください。NASはLAN経由でデータをやりとりするので、NAS上のデータを開いて作業すると動作が重くなったりしますが、作業が終わったファイルを保管するには最適です。理由は

・数テラバイトの大容量

・直接インターネットのサイトを見ないのでウィルスなどの影響が低い

・ネットワークグループに所属すれば誰でもアクセス可能

・ユーザーによっては制限もつけられる

・インターネット経由でアクセスできる(スマホなども可能)

・RAID(複数のHDD構造)で一つのHDDが壊れても交換して修復可能

データのバックアップにはこのNASが欠かせません。一昔前はDVDなどのメディアに保存していましたが、動画ファイルなどの大容量ファイルや、DVDメディア自体の耐久性の問題で現在はオススメできません。

ファイルサーバーを設置している会社には必要ないかもしれませんが、NASは安価なものなら数万円で導入でき、設定も簡単です。ぜひ安全のために導入を検討してみてください。

ローカルでファイルを作業し、完了したらNASに移動する。この際、ローカルから消しておかないとファイルの更新に差異が出ますので、必ず削除しましょう。また編集する場合はNASからローカルに移しましょう。

まとめ

普段から整理をするように心がけ、チームで仕事するならルールを設定しておきましょう。整理というのは後でまとめてするほうが確実に効率が悪いです。整理できない=仕事ができない、です。

整理が上手な人というのは仕事のプロセスを考えるのが上手な人とも言えます。ゴールまでの道筋を自分で理解できる人は仕事が速いですので、たかが整理と後回しにしないようにしましょう。

それでは本日の教訓は

オススメNAS

大容量で安心です。

各ファイルの容量がそこまで大きくないなら

家庭用では十分です。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

時間がない経営者のためのITサポート始めました。

開業した方やこれから開業する方の悩みの一つとして「ITの知識・技術」の不足がありませんか?

またはご自身で持っていても「時間」が足りないのではないでしょうか?

ITに関する悩みは会社やお店が繁盛するとともに必ずぶつかる壁です。かといって専門の社員を雇うほどの余裕がなく、またその人材がうまく見つかるかどうかもわかりません。経営者の方が自ら行うのは非効率的です。

下記のことで一つでも当てはまる場合はご相談ください。

  • 広告や宣伝を今より強化したい

  • WEBサイトやSNSをもっと活用したい

  • パソコンや周辺機器を新しく買い替えたい

  • 社内ツールを利用して効率化したい


予算に応じて最適なサポート内容をご提案いたします。

まずは無料でご相談

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*

日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)